Stap voor stap
Hieronder staan enkele punten waarmee u rekening moet houden als u een verblijf boekt bij Bivak Zandhoek.
- Reserveringen worden liefst via de website gemaakt, via deze link. Als u op één of andere manier problemen ondervindt met deze werkwijze staan wij ook telefonisch of via email voor u klaar om uw boeking af te ronden, maar via de site geniet de voorkeur omdat het hele proces dan gestroomlijnder is.
- Enkel voor reserveringen in het zomer verlof ( juli- augustus ) kunnen groepen een bedenktijd krijgen van 10 dagen. Men heeft dan de tijd voor een bezichtiging waarna de boeking wel of niet in een vaste reservatie wordt omgezet.
- Nadat de groep een vaste reservatie heeft gemaakt krijgt men de huurovereenkomst toegestuurd ( voor het afhandelen hiervan wordt 10 € administratiekost in rekening gebracht).
- De verantwoordelijke van de groep bezorgt ons een kopie van zijn of haar legitimatie, een ondertekende versie van de huurovereenkomst en van de aanvaarding huishoudelijk reglement.
- Pas na ontvanst van deze ondertekende documenten en ontvangst van volledige betaling wordt de reservatie definitief. Er wordt u dan een toegangsbewijs toegestuurd.
- Groepen die ver vooruit boeken ( over een kalenderjaar ) betalen een voorschot van 35 % . Zij ontvangen een betalingsbewijs, dit geldt niet als een toegangsbewijs. Definitieve betaling is pas mogelijk in het jaar van het verblijf als de indexering bekend wordt. De groep ontvangt dan de restnota, die na betaling de overeenkomst bindend maakt.
- Groepen die ver vooruit boeken dienen rekening te houden met de aan te leveren ledenlijsten ( over de jaren variëren de aantallen vaak nogal ). Als het aantal personen in de groep groter is dan opgegeven worden er extra kosten gerekend.
- Boekingen dienen uiterlijk binnen 10 dagen te worden omgezet in vaste reserveringen. De huurovereenkomst, bijkomende documenten en de betaling van voorschot of volledig bedrag graag binnen deze termijn aanleveren. Als na deze 10 dagen de reservering niet in orde is krijgt u nog een herinnerings-email, en als hieraan geen gevolg wordt gegeven wordt de boeking geannuleerd en de gereserveerde periode weer vrijgegeven voor boeking door een andere groep.